Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга

Каждый предприниматель знает, что  принятие сотрудника в штат накладывает на руководителя дополнительные обязательства:

• нужно обеспечить сотрудника рабочим местом, компьютером, программным обеспечением
• вы обязаны платить ему заработную плату,  даже если у вас сезонный бизнес и организация в течение нескольких месяцев ничего не зарабатывает
• вы обязаны платить налоги, взносы в пенсионный фонд, оплачивать больничные в случае болезни, и предоставлять оплачиваемый отпуск.

При этом бухгалтер, как правило женщина, имеет право в любой момент уволиться, заболеть или уйти в декрет. В то же время уволить нерадивого сотрудника, который вам не подошел (не важно по каким параметрам) не просто.

Именно из-за сложности трудового законодательства, в Европе так распространен аутсорсинг. Очень не многие организации, например в Финляндии, могут позволить себе иметь в штате бухгалтеров. Ведь организации нужен профессиональный бухгалтер, а не девочка после института, которая будет использовать ваш бизнес как тренировочную платформу. Бизнесу нужен профессионал с хорошим опытом, а такой специалист стоит дорого.

Несмотря, на видимую экономию от аутсорсинга, многие предприниматели не спешат расставаться в бухгалтером в штате. И хотя бухгалтерский аутсорсинг звучит уже не так страшно как в 90-е, тем не менее опасения предпринимателей остаются.

Давайте посмотрим, какие из этих опасений имеют под собой реальную основу

Бухгалтер в штате более мотивирован на конечный результат организации, чем аутсорсер.

На моей практике был случай, когда главбух, заручившись поддержкой финансового директора, несколько месяцев убеждала руководство закрыть одно из производственных подразделений. Само подразделение для своей деятельности закупало массу различных материалов, накладные иногда составляли около 50 листов. Бухгалтер – материалист постоянно требовал надбавку к зарплате и главбух посчитала и решила, что данный вид производственной деятельности убыточен.

В конце концов директор решил создать для этого подразделения отдельное юридическое лицо. И тут выяснилось, что данный вид деятельности приносит пусть небольшую, но прибыль и даже платит дивиденды собственникам.

Так что прежде чем принять управленческое решение, под влиянием цифр выданных бухгалтерами и экономистами подумайте, а какова мотивация вашего главного бухгалтера? Может ей просто нужно избавиться от неблагодарной работы. Ведь зарплата бухгалтера часто не зависит от конечного результата, а новогодний бонус, это скорее добрая воля директора, которой может и не быть.

Вознаграждение бухгалтерской фирмы зависит от количества операций, а они увеличиваются вместе с оборотами фирмы, так что аутсорсер в любом случае заинтересован в росте клиента. Ведь если клиент развивается с него и денег можно больше получить.

Правда это относится только лишь к тем бухгалтерским фирмам, где учет контролируют руководители и собственники.

Другой распространенный аргумент директоров: бухгалтера, который сидит в офисе, я могу контролировать, а что там делает аутсорсер – не понятно.

Директор рассуждает так: я плачу за бухгалтерский аутсорсинг заработную плату бухгалтера, а аутсорсер не тратит достаточно времени на мою бухгалтерию, а бухгалтера в штате можно нагрузить еще и дополнительной работой.

Во-первых, платить за бухгалтерское сопровождение вы будете меньше, во – вторых если вы можете нагрузить бухгалтера другими функциями, то может вам вообще не нужен бухгалтер на целый день. И в третьих, хороший специалист, знающий себе цену не будет гореть желанием выполнять не свойственную его квалификации работу, а будет делать видимость, что работы у него много.

Аутсорсеры действительно делают всю работу гораздо быстрее, но причина более высокой производительности в наличие узких специалистов и технических возможностей. Есть вещи, которые бухгалтер в штате может делать целый день, аутсорсер сделает за час, просто потому, что в бухгалтерской фирме всегда есть программист.

Задайте себе вопрос – как часто вы беседуете с бухгалтером? Если вы прямо жить без него не можете и вызываете его в кабинет каждый час – тогда действительно бухгалтерский аутсорсинг не для вас. В этом случае бухгалтер – неотъемлимая часть команды и скорее всего у него достаточно расширенный функционал.

В этом случае можно использовать бухгалтерский аутсорсинг для того, чтобы разгрузить вашего бухгалтера от монотонной однообразной работы. Например передать на аутсорсинг расчета заработной платы, сдачу пенсионных отчетов, оформления авансовых отчетов, и т.д.

Если же вы, как один мой знакомый, приезжаете в бухгалтерию раз в неделю, чтобы разобрать счета, а все остальное время общаетесь в бухгалтером по телефону, то задумайтесь над тем, нужно ли вам оплачивать офис, диван и компьютер, в то время как можно также приезжать в бухгалтерскую фирму и общаться с нами.

Кофе , мягкое кресло и приятную компанию мы гарантируем.

Бухгалтерская фирма – это дорого

Бухгалтерская фирма как правило обходится дешевле, чем бухгалтер в штате.  По сути вы платите столько же сколько и бухгалтеру, только у вас отсутствуют другие расходы.

Некоторые предприниматели предпочитают экономить на бухгалтере не заключая с ним трудовой договор, они берут бухгалтера, работающего на дому, не официально. Однако в этом случае предприниматель рискует, поскольку бухгалтер может не вести все необходимые реестры. Прежде чем решиться на подобную экономию, подумайте – восстановление учета стоит: заработная плата вашего бухгалтера умноженная на количество месяцев его работы.

В бухгалтерской фирме моим учетом будут заниматься менее квалифицированные люди.

Это заблуждение происходит из полнейшего непонимания как работает бухгалтерия.

Главный бухгалтер – это руководитель, который руководит коллективом узкопрофильных специалистов. Это не значит что главный бухгалтер – умный, а все остальные сотрудники – более низкой квалификации. Просто у них другая квалификация.

Мне кажется уместным сравнивать профессию бухгалтера с профессией врача. Например квалификация главного врача как специалиста может быть ниже, чем у любого из врачей его клиники, главрачу платят не за лечение пациентов, а за организацию процесса.

Именно так устроена бухгалтерская фирма. Есть главный бухгалтер, есть специалист по налогам, специалист по расчету заработной платы, специалист по банкам и т.д. Главный бухгалтер знает как формировать отчет и как читать финансовые результаты, но может не помнить как применяются льготы по подоходному налогу, как заполнять отчет в ПФ или как грамотно составить бизнес-план для получения кредита.

Например – бухгалтер по расчету заработной платы. Это совершенно особый специалист, как правило даже самый квалифицированный главный бухгалтер не расскажет (без предварительных консультаций) особенности начисления региональных коэффициентов и налогообложения компенсаций за переезд вахтовикам, если не сталкивался с этим на практике.

Поверьте нашему опыту: в бухгалтерии одинаково хорошо знать все участки и все законодательство невозможно. Главный бухгалтер — это человек, который руководит группой разноплановых специалистов, совсем не обязательно, что он знает все.

Справедливости ради стоит отметить, что даже некоторые бухгалтерские фирмы, пытаясь сэкономить на персонале, нанимают на должности «врачей» медсестер.

Например, один мой знакомый вдруг обнаружил что его счет арестован, поскольку бухгалтерская фирма ЗАБЫЛА СДАТЬ ОТЧЕТ.

Однако подобные казусы бывают и с бухгалтерами в штате. В одной из моих первых фирм, где я устроилась главным бухгалтером, учет вела преподаватель бухгалтерского учета из ФИНЭКа. Мне сказочно повезло, женщина ушла на пенсию передала мне дела и уехала на дачу, и тут ко мне пришла налоговая проверка. Интересное совпадение было в том, что налоговым инспектором была одна из учениц, данного преподавателя. Мы с налоговым инспектором сидели вечерами пытаясь понять “где дебет, а где же кредит” потому как ни одна  цифра в отчете не сходилась.

Бухгалтерская фирма сольет мои данные конкурентам (налоговой, органам и т.д.)

Самое нелепое заблуждение про бухгалтерский аутсорсинг – это что бухгалтерская фирма сольет информацию о деятельности организации конкурентам, а еще лучше правоохранительным органам.

Заблуждение распространено с времен 90-х. Тогда действительно многие аудиторские фирмы были связаны с различными “группировками”. (как впрочем и все остальные фирмы)   Соответственно аудитор, приходя на проверять фирму, следовал интересам «крыши».

На моей памяти был случай, когда аудиторы слили информацию о деятельности фирмы Х конкурирующей бандитской группировке. Сотрудников фирмы Х всех по очереди возили на «стрелки», собственник как водится уехал за границу. По возвращению на родину он обнаружил на месте своей фирмы другую вывеску и других людей.

Да, бывало и такое. Ну, друзья, сейчас – то не 90-е.

Во-первых: подобный «слив»  просто так не происходит. В приведенном выше примере, организация потребовала компенсации от аудиторов за неграмотно восстановленный учет, приведший к штрафным санкциям при проверке. Когда те отказались, директор вызвал «крышу», вот тут аудиторы и открыли им глаза на «реальные» доходы организации.

Во-вторых: после этого случая, данная аудиторская фирма прекратила свое существование. Наш город маленький и подобный инцидент сразу стал известен и конкурентам, и налоговой, и органам. Как думаете, много людей захотело воспользоваться услугами подобных «аудиторов»? Правильно – таких не оказалось.

Среди бухгалтерских фирм очень большая конкуренция, найти клиента очень не просто, и аутсорсер прежде всего заинтересован, чтобы его клиент развивал бизнес.

Ну теперь скажите: сколько мне нужно получить за подобный “слив”, чтобы я рискнула клиентом и своей, годами создаваемой, репутацией?

И наконец последний аргумент:  знаете кого подкупают, имея на руках исполнительный лист, в случае, если у должника несколько счетов и на них нет денег? Правильно – банковского служащего. Они ведь узнают о платежах, когда он еще не зачислен на счет организации, а только поступил на кор. счет банка.

Вот уж где утечки информации происходят с завидной периодичностью.  Вспомните, как часто происходят скандалы в этой сфере, то кто-то информацию о банковских картах сольет, то операционистка подпись не проверит, то очередная хакерская атака на банковскую систему платежей.

Что же теперь услугами банков не пользоваться?

А знаете ли вы, что банки регулярно отправляют информация о движениях по вашему счету в финансовый контроль и по первому требованию налоговых органов? Вы можете об этом даже и не узнать. А вы видели в каком виде ваша «коммерческая тайная информация» хранится например в прокуратуре?  А в налоговой, те документы, которые вы или ваши контрагенты представляют в рамках камеральной или встречной проверки? Представьте себе пол, на котором лежат папки россыпью и никаких закрывающихся на ключ шкафов.

Собственно, а что у вас там такого, что вы хотите скрыть?

Конечно, если вы столь активно уклоняетесь от уплаты налогов, что подделываете даже таможенные декларации,  или просто занимаетесь «обналом» то прибегать к услугам аутсорсеров не стоит, нормальная фирма предпочтет с подобным бизнесом не связываться. Если же ваша деятельность не выходит за  рамки обычной, то все опасения излишне.

Аутсорсеры не могут вникнуть в суть бизнеса, они смотрят по шаблону – поверхностно и не смогут ничего посоветовать.

На самом деле этим как раз грешат крупные аутсорсеры, особенно те, что работают при банках.

В том, чтоб ваш бизнес развивался заинтересовано руководство бухгалтерской фирмы. Ведь если у вас все хорошо, то и услуг вам можно оказать больше и соответственно больше денег заработать. Но если цепочка от директора фирмы до конкретного исполнителя длинная, то вы действительно можете столкнуться с полнейшим равнодушием.

И снова сравним бухгалтера с врачом.  Ведь мы всегда тщательно подходим к выбору врача, спрашиваем рекомендации перед тем как обратиться, ведь ошибка врача может дорого стоить. От ошибки бухгалтера вы конечно не умрете, но все-таки вы доверяете ему святое – свои деньги.

Врачи учатся шесть лет.  На бухгалтера учат меньше, но это не значит, что бухгалтером может стать любой после прочтения учебника.

Бухгалтер должен посмотреть на бумаги, чтобы понять суть операции, и бухгалтер должен быть достаточно квалифицированный.

Здесь как с врачом, можно пойти к частнопрактикующему врачу – тогда у вас будет индивидуальный подход, у него тоже есть медсестра, необходимое оборудование, но вот сложную операцию он не сделает. Для этого нужно пойти и в известную клинику – там больше возможностей для исследований и специалистов больше, но врачи будут меняться и конечно индивидуальный подход под очень большим вопросом.

Небольшая фирма гибче, она больше времени уделит вашему бизнесу и вникнет в суть. При современном развитии технологий связи бухгалтеру совсем не обязательно находиться в офисе. В этом есть смысл, только если у бухгалтера есть другие системообразующие функции – например он еще и кассир, или участвует в управлении организации (согласует счета, договоры, пишет приказы и т.д.).

Небольшая фирма, где работают собственники, подстроит учет под вас. Но большая фирма с именем предоставит больший спектр услуг.  Что подходит вашему бизнесу – выбирать вам.